Čo sa nezmestí do hlavy, umiestňuj v diári
Aj deň má len 24 hodín a napriek tomu, že častokrát potrebujeme času viac, musíme si vystačiť aj s tým, čo máme. Počas celého dňa pribúdajú úlohy a povinnosti, telefonáty a stretnutia. Pokiaľ toho máte skutočne veľa, isto sa aj vám neraz stalo, že ste na niečo dôležité predsa len zabudli. Ako teda manažovať svoj deň tak, aby sme stihli všetko a nezabudli pritom na nič?
Najdôležitejším pravidlom, ktoré sa naozaj oplatí dodržiavať je 1.pravidelné plánovanie. Mám s ním veľmi dobré skúsenosti a je to najjednoduchšia forma ako sa vo svojich aktivitách nestratiť. Keď som napísal pravidelné – je to dôležité z hľadiska vytvárania akéhosi návyku. Určite si jeden konkrétny deň, v ktorý budete plánovať nasledujúci týždeň.
Najčastejšie sa odporúča nedeľa večer, z mojich skúsenosti však preferujem piatok večer (v nedeľu sa môže stať, že budete chcieť dokončiť veľa nestihnutých povinností z týždňa a tak na plánovanie nebude čas). Čo to však znamená plánovať? Priradiť k jednotlivým dňom jednotlivé úlohy a rozmiestniť ich tak rovnovážne na každý deň. Nastáva čas, keď je vhodné si zaobstarať úplne jednoduchý 2. Diár. Zohráva totižto dôležitú úlohu a je súčasťou plánovania. Keď ste si už zvolili deň v týždni, v ktorom sa budete aspoň na niekoľko minút venovať plánovaniu, použite teda diár. Všetky úlohy, stretnutia, telefonáty, konferencie, či dovolenky si značte práve sem. Rozpíšte si celý týždeň.
Keďže ste už začali používať diár, je veľmi dobré aktualizovať v ňom počas dňa informácie. Akonáhle mi niekto poobede zavolá, že sa chce somnou v utorok stretnúť, 3. Zapíšem si to hneď do kolonky utorok s príslušnou hodinou. Tu je opäť dôležité dávať dôraz na slovo hneď – jednoduchá rada znie, čo nemáš v h
lave, to máš v diári a čo nemáš v diári to nemáš ani v hlave :)
To však neznamená, že jednoduché pravidelne opakujúce sa veci si musíte značiť. Predsa to, že máte ísť do práce, alebo sa osprchovať robíte každý deň, takže to by vám problém nemalo robiť.
Keďže týždeň má sedem dní, odporúčam venovať sa 4.Zapisovaniu úloh každý deň. Väčšinou tomu nepotrebujete venovať viac ako 10 minút. Zoškrtajte si veci, ktoré už neplatia a zapíšte si veci, ktoré sa zmenili. Aby ste mali úlohy v diári systematicky rozdelené, používajte 5.Číslovanie úloh podľa dôležitosti. Čo to praxi znamená? Stretnutie s vašim šéfom je pravdepodobne dôležitejšie, ako pozrieť si film. Preto nad poznámkou „stretnutie s riaditeľom“ si farebne napíšte č. 1. To sú pre vás prioritné úlohy, č.2 si označte menej dôležité úlohy a č.3 veci, ktoré môžu a nemusia byť hotové v jednotlivý deň.
Naučte sa však aj 6.Správne diár používať. To je posledné zlaté heslo riadenia svojich dní, týždňov, či mesiacov. Priveľká pozornosť by mohla spôsobiť nervozitu, alebo stres. Takže v žiadnom prípade nekontrolujte svoje úlohy každých 15-násť minút. Diár používajte priebežne počas dňa, za každou splnenou úlohou si opäť pripomeňte tú nasledujúcu .
Za posledných pár mesiacov som vyskúšal rôzne techniky manažovania svojho času, svojich projektov a aktivít. Veľa z nich si vyžaduje oveľa viac času, ale sú aj náročnejšie na techniku. Preto sa mi najviac osvedčila technika plánovania úloh prostredníctvom diára.
